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智能無紙化會議系統 ——更便捷的會議管理解決方案

發布時間:2022/10/16
智能無紙化會議系統 ——更便捷的會議管理解決方案

01無紙化會議·系統

無紙化會議系統是一款專為政府黨政機關、企事業單位、大型集團企業量身定制的無紙化會議系統,提供強大的會議應用功能,包括:會議信息上傳、文件分發、閱讀查看、文件批注、會議簽到、投票表決、電子白板、文件交互傳送、視頻交互傳送、會議交流、信息通知、會議服務、信息記錄等;具有功能豐富、界面簡潔直觀、操作便捷、穩定可靠等特點。

能夠幫助會議組織者極大地降低工作壓力,輕松進行會議現場管控,提高與會者的開會效率,同時節省大量資料印刷費用和投影設備,完全符合國家低碳、環保理念。

02方案描述

無紙化會議系統|支持電腦Windows系統和平板Android和ios系統登錄,無紙化會議系統管理者能在短時間內能完成會議信息、會議議程、會電子白板、會議服務、共享屏幕等功能,通過無紙化會議系統平臺,各部門單位可進行實時的會商和有效的信息溝通;改變了傳統會議低效、單一、資源浪費、保密隱患等問題,實現會議全程無紙化. 架構平臺的集成能力主要包括:支持業界各種集成模型:界面集成、數據集成、功能集成和服務集成。

服務器軟件支持會議室預約管理系統

服務器負責會議室管理、會議管理、機構管理、角色管理、員工管理以及會議進行時數據等信息的轉發, 系統同時支持會議室預約管理系統;

 

整合辦公系統

系統可整合企業現有的CRM/OA/SCM/ERP等辦公管理系統,方便接入第三方服務平臺;

 

無縫對接第三方服務平臺

可以實現與現有硬件視頻會議產品無縫對接,與業界其他廠商互聯互通,也可以與會議室原來有的中央控制管理系統進行對接,方便企業管理.

 

支持雙網絡接入

客戶端通過加密無線或有線網絡接入無紙化會議系統,供參會者使用,參會者使用客戶端進行會議簽到、瀏覽會議議程、查看會議材料,對會議文件進行圈點、批注、修改、保存等操作;

 

支持多種終端設備管理

客戶端軟件可同時支持windows和Android平臺軟件,可以在計算機,手機及PAD等多種終端設備上使用;

個實現

無紙化會議系統功能

實現會議管理的主體功能:包括會前準備、會議主持秘書、會議簽到、文檔同步演示、會議信息通知、投票表決、手寫批注、后臺管理等功能。

整體統一設備

會議管理

創建會議,對會議概況信息、參會人員、座位編排、會議流程、會議文件、會議投票和會議權限等進行設置和管理。控制所有主機統一開關機。

功能化管理

智能ip設備管理

可以添加或刪除參會平板電腦的Mac地址,編輯席位編號、添加或刪除席位等。

簽到管理

實時查看具體信息

可以實時查看全體參會者出席情況,能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時間。

同時可以將此次會議的出勤情況全部導出。

保密管理

根據會議需求,資料保密管理

如為保密會議,所有會議資料不允許保存、下載,會議結束后,所有資料自動刪除

會議簽到

自動記錄,自動下載

實現所有參會人員電子簽到,自動記錄、統計會議出席情況,簽到同時自動下載會議文件

會議議程

智能管理編輯、提升會議效率

會議助理可在管理端編輯會議議程,發布會議議程后,全體參會者都可在本地Pad查看會議議程的具體內容;會議助理也可以將會議議程切換到大屏幕,全體參會者無需自己動手操作,即可看到大屏幕的會議議程全部內容。

電子白板

提升會議電子化

用于會議討論,參會人員可同時在電子白板上進行圈劃、書寫;支持在白板上打開圖片和設計圖紙;參會人員實時共享白板上書寫的內容。

會議服務

多功能會議服務選項、及時提供幫助

可以在會議過程中,為參會者提供會議所需的各種服務。例如:參會者需要紙、筆、茶水或者其他的幫助,通過會議服務選項,直接發送消息到管理端,會議助理接收到消息后,可以根據需求為參會者提供幫助。

會議投票

支持多個客戶終端管理

需要全體參會者參與意見表決時,會議助理在管理端可以直接發起投票,投票內容均為選擇題,由會議助理統一編輯投票內容和選項,參會者選擇具體選項即可,無需輸入漢字。會議助理編輯好后可以發送至參會者終端,大家各自使用終端投票;也可以將投票內容和選項顯示至大屏,進行現場投票。投票結束后,會議助理可以將投票結果進行保存,也可以將投票結果顯示至大屏幕,讓全體人員查看投票結果。

便捷的信息傳送

保證會議進程、及時解決突發情況

會議過程中會議助理可以通過“發送消息”功能,向全體人員或者某位參會者發送消息,參會者收到消息后,可以選擇回復消息。比如開會時,有緊急事件需要領導馬上處理,此時,會議助理可以單獨向領導發送消息,既不影響會議正常進行,領導又可以及時處理緊急事件